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Guide du bénévole

Sommaire

  1. Bienvenue
  2. Engagements des bénévoles
  3. Infos pratiques
  4. Rôles et missions
  5. Zones d’intervention
  6. Bonnes pratiques & écogestes
  7. Contacts & informations de sécurité

1. Bienvenue

Merci de rejoindre l’équipe de bénévoles pour cet événement Lan Experience 2025 ! Ce rassemblement multi-générationnel autour de l’esport, jeux de plateau, rétro-gaming, VR, et autres activités immersives a pour but de promouvoir la culture gaming et de dynamiser la communauté. Votre engagement contribue au succès de cet événement, et nous sommes ravis de vous accueillir à bord.

2. Engagements des bénévoles

L’association s’engage à :

  • Vous intégrer dans l’organisation de l’événement.
  • Être à l’écoute de vos suggestions.
  • Vous accueillir dans les meilleures conditions.
  • Promouvoir un environnement sécurisé et inclusif pour tous.

En tant que bénévole, vous vous engagez à :

  • Respecter l’éthique et les valeurs de l’événement.
  • Collaborer avec l’ensemble de l’équipe et partenaires.
  • Respecter les horaires et informer en cas d’empêchement.
  • Participer aux actions écoresponsables de l’événement (tri des déchets, transport doux, etc.).

3. Infos pratiques

  • Date et lieu : L’événement se déroulera début octobre 2025, [lieu à confirmer].
  • Accès & transport : Nous encourageons l’utilisation de transports en commun ou le covoiturage.
  • Récupération du matériel bénévole : Les t-shirts, badges, et plannings seront distribués le jour précédant l’événement. Pour récupérer votre matériel, présentez-vous au point info de l’événement (à confirmer).
  • Pauses et repas : Un espace de repos sera accessible aux bénévoles, avec de l’eau et des snacks. Des paniers repas seront distribués selon les créneaux.

4. Rôles et missions des bénévoles

Voici les principales missions selon les besoins de l’événement :

  • Accueil et orientation : Assurer l’accueil des participants et répondre aux questions.
  • Gestion des zones gaming : Assister les joueurs, vérifier le bon fonctionnement du matériel, gérer les files d’attente.
  • Support technique : Aider à la résolution des problèmes techniques liés aux équipements (réservé aux bénévoles ayant des compétences techniques).
  • Sécurité et assistance : Collaborer avec l’équipe de sécurité pour assurer un environnement sécurisé.
  • Animations et soutien aux ateliers : Participer aux activités annexes (cosplay, quizz, etc.) pour soutenir les animateurs.

5. Zones d’intervention

  • Zones de tournoi : Support technique et assistance aux joueurs.
  • Zones de détente et espace rétro-gaming : Maintien de l’ordre et assistance en cas de besoin.
  • Zone VR : Orientation et rappel des consignes de sécurité.
  • Ateliers et scènes de cosplay : Accueil et gestion des participants.
  • Point info : Réponse aux questions générales et orientation des visiteurs.

6. Bonnes pratiques & écogestes

Nous vous encourageons à :

  • Apporter une gourde : Des points d’eau seront à disposition pour réduire la consommation de plastique.
  • Prévoir des déplacements doux : Privilégier les transports écologiques.
  • Participer au tri des déchets : Des bacs de tri seront répartis sur le site.
  • Limiter votre empreinte écologique : Prendre soin des installations et du matériel.

7. Contacts & informations de sécurité

  • Coordonnées de la régie bénévoles : [email & numéro de téléphone à confirmer].
  • Point de rendez-vous en cas de problème : Un point de sécurité sera situé à l’entrée principale.
  • Assistance médicale : Une équipe de premiers secours sera présente sur site.

En cas de retard ou d’empêchement, merci de prévenir dès que possible votre référent pour permettre une organisation optimale.